یکی از مهم‌ترین اسناد در هر کسب و کاری فاکتور فروش است که در معاملات تجاری به کار می‌رود. فاکتور فروش، سندی‌ست که دربردارنده اطلاعات مرتبط با محصول مانند قیمت کل و تاریخ خرید بوده و توسط فروشنده در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. فاکتور فروش برای فروشندگان اهمیت زیادی داشته و باعث می‌شود به درستی درآمد خود را حساب کنند. همچنین مشتریان با دریافت آن می‌توانند اطلاعات کامل محصول خریداری شده را بررسی کرده و در مواردی مانند بازگشت کالا از آن استفاده کنند. فاکتور فروش انواع گوناگونی دارد که هر کدام به‌منظور متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. اگر می‌خواهید بدانید فاکتور فروش چیست و انواع فاکتور فروشگاهی کدام هستند، این مطلب را از دست ندهید.
عناصر کلیدی فاکتور فروش
همانطور که می‌دانیم فاکتور فروش از اطلاعات مختلفی تشکیل شده که مربوط به کالا است و عناصر کلیدی آن عبارتند از:
- اطلاعات تماس مشتری و فروشنده
- شرح کالای خدمات ارائه شده
- شماره فاکتور و تاریخ
- شرایط پرداخت
- مبلغ سررسید
شماره فاکتور و تاریخ باعث می‌شود فروشندگان و خریداران در صورت نیاز اسناد را به آسانی پیگیری کنند، همچنین اغلب در شرایط پرداخت به کار می‌آید. درواقع، شرح کالا یا خدمات ارائه شده، نشان‌دهنده تعداد و قیمت محصول است و تاریخ پرداخت، نحوه و میزان پرداخت از اطلاعات شرایط پرداخت هستند و توسط فروشندگان نوشته می‌شوند. مبلغ سررسید نیز شامل مبلغ پرداخت شده و مبلغ کل حساب با احتساب مالیات و تخفیف‌ها است.
انواع فاکتورهای فروش
انواع فاکتور فروشگاهی از نظر رسمیت و طراحی با یکدیگر متفاوت هستند. در ادامه، به انواع فاکتورهای فروشگاهی و ویژگی‌های آنها پرداخته‌ایم:
انواع فاکتور فروش از نظر رسمیت
فاکتور فروش از نظر رسمیت یکی از دسته‌بندی‌های فاکتور فروشگاهی شناخته می‌شود که به نوبه خود دارای دو نوع فاکتور فروش رسمی و غیررسمی است. فاکتورهای رسمی برای مشاغلی به کار برده می‌شوند که از فاکتورهای خود یک نسخه برای اداره مالیات تهیه می‌کنند و حاوی مهر و امضای فروشنده است.
در این فاکتور، اطلاعات کاملی از مالیات بر ارزش افزوده بیان می‌شود که توسط قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده است. فروشنده در فاکتور غیررسمی نیازی نیست مهر و امضای خود را درج کند و تنها برای اطلاعات مشتری می‌تواند این کار را انجام دهد. همچنین فاکتور فروش غیررسمی برای مشاغل کوچک به کار می‌رود و فاقد مالیات فاکتور فروش است.
انواع فاکتور فروش کالا از نظر نوع طراحی
در این دسته‌بندی از فاکتور، فروش فاکتورها از نوع سربرگ‌دار یا بدون سربرگ هستند. فاکتورهای بدون سربرگ برای مشاغلی مانند فروشگاه لوازم اداری و لوازم‌التحریر به کار برده می‌شوند، در صورتی که فاکتور سربرگ‌دار برای هر نوع کسب و کاری و متناسب با نیاز آنها طراحی می‌شود.
انواع فاکتور فروش ساده
فاکتور فروش ساده، نشان‌دهنده اعتبار معامله تجاری بین فروشنده و خریدار است. این فاکتور دارای اطلاعاتی مانند تاریخ فروش، آدرس فروشنده، آدرس خریدار، شرح کالا یا خدمات، قیمت کل و... است. این دست از فاکتورها در مشاغل کوچک به کار برده شده و به آسانی طراحی و تهیه می¬شوند. فاکتور فروش ساده مانند سایر فاکتورها در نزد دفترداری، اداره مالیات و برای مستندسازی معاملات از اعتبار کافی برخوردار است و انواع آن عبارتند از:
رسید دستی
رسید دستی که پیشینه طولانی‌تری نسبت به سایر رسیدها دارد، از اطلاعاتی مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، جزئیات معامله و قیمت‌ها تشکیل شده است. در واقع این فاکتور به شکل دستی و توسط فروشنده تهیه می‌شود.
رسید قالبی
در این نوع فاکتور فروش کالا، فروشنده برای وارد کردن اطلاعات در رسید از قالب‌های آماده یا فرم‌های حسابداری استفاده می‌کند. همچنین از طریق نرم‌افزارهای حسابداری یا مایکروسافت ورد می‌توانید به سادگی به این قالب‌ها دسترسی پیدا کنید.
رسید رایگان آنلاین
فاکتور فروش آنلاین از دیگر رسیدهایی است که توسط وب‌سایت‌ها و نرم‌افزارهای آنلاین به شکل رایگان تهیه می‌شود. همچنین با استفاده از قالب‌های آماده می‌توانید رسید موردنظر خود را تهیه و چاپ کنید.
رسید نرم‌افزاری
برای تهیه فاکتور فروش از نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی استفاده می‌شود. به این منظور کاربران می‌توانند اطلاعات معاملات و قیمت‌ها را به طور دقیق درج کرده و فاکتور خود را تهیه کنند.
فاکتورهای الکترونیکی و مزایای ویژه آنها
از انواع فاکتورهای فروش، فاکتور الکترونیکی را می‌توان نام برد که روزبه‌روز در حال رواج است و در کسب و کارهای مختلف به کار می‌رود. یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های این فاکتور با نمونه‌های دیگر عدم نیاز آن به چاپ و ارسال فیزیکی است که به طور الکترونیکی ارسال می‌شود. مزایای فاکتورهای الکترونیکی شامل موارد زیر هستند:
- ارسال فاکتور الکترونیکی بسیار سریع انجام می‌شود و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های مرتبط با چاپ و بسته‌بندی خواهد شد.
- فاکتور الکترونیکی بلافاصله در اختیار مشتری قرار می‌گیرد و به‌راحتی می‌تواند امور مالی خود را مدیریت کند.
- عدم نیاز به چاپ و بسته‌بندی در تهیه فاکتورهای الکترونیکی تاثیر زیادی در حفظ محیط‌زیست دارد.
- نسبت به فاکتورهای دیگر، امنیت بیشتری برای تراکنش‌های مالی به وجود می‌آورد و امکان سرقت یا نابودی آن به صفر خواهد رسید.
فاکتورهای بین‌المللی و نکات مهم در صدور آنها
صدور فاکتور بین‌المللی از اهمیت بسزایی برخوردار است و باید کاملا قابل فهم و شفاف باشد. برای صدور این فاکتور باید به نکاتی توجه کنید که یکی از مهم‌ترین آنها زبان فاکتور است. در واقع فاکتور بین‌المللی باید زبان واضحی داشته باشد تا طرفین تجاری بتوانند آن را تفسیر و درک کنند.
تمامی اطلاعات از قبیل شرح کالای خدمات، تاریخ، آدرس و شماره تماس فروشنده و خریدار، قیمت و مبلغ کل فروش باید به طور دقیق و کامل در رسید درج شوند. همچنین به‌منظور مراقبت از مسائل مالی و مالیاتی از کدهای مخصوص یا پرداخت مالیات در صدور این فاکتور استفاده می‌شود.
با استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های حسابداری و مالی می‌توانید از درستی و امکان ارزیابی فاکتورهای بین‌المللی استفاده کنید. یکی از مهم‌ترین ویژگی این نرم‌افزارها امکان محاسبات مالی و مالیاتی با توجه به قوانین محلی و بین‌المللی به‌صورت خودکار است که مانع از بروز خطاهای احتمالی می‌شود.
فاکتور صوری چیست؟
به فاکتوری که فروشندگان و بنگاه‌های اقتصادی به‌منظور فرار از مالیات استفاده می‌کنند، فاکتور صوری گفته می‌شود. هر چند که این فاکتور، سود زیادی برای فروشندگان در پی دارد؛ اما صدور و چاپ آن کاملا غیرقانونی است. با توجه به استفاده از فاکتور صوری بین برخی از فروشندگان، سازمان امور مالیاتی با استفاده از روش‌های زیر آن را از فاکتور حقیقی تشخیص می‌دهد:
- ارزیابی اعتبار گواهی ارزش افزوده
- ارزیابی اطلاعات فروشنده و کد اقتصادی و شماره ملی آن
- ارزیابی مستندات پرداخت؛ مانند فیش واریزی
- ارزیابی تناسب میان خدمات یا محصول ارائه شده با زمینه فعالیت‌های فروشگاه
- کنترل مستندات حمل و نقل
قالب مناسب برای یک فاکتور فروش چیست؟
برای آن که یک فاکتور فروش معتبر و کاربردی داشته باشید، باید از قالب مناسب استفاده کنید. برای این کار، توجه به موارد زیر اهمیت دارد:
- برای فاکتورهای سربرگ‌دار در بالای فاکتور، اطلاعات کسب و کار را درج کنید.
- جزئیات صورت‌حساب مشتری، باید زیر اطلاعات کسب و کار درج شود.
- در کنار صورت‌حساب مشتری، اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، تاریخ صدور و موعد پرداخت فاکتور را وارد کنید.
- لیست خدمات ارائه شده به مشتری را با توضیح کوتاه، مبلغ و هزینه درج نمایید.
- مجموعه مبالغ پرداختی و مالیات‌ها را در انتهای فاکتور درج کنید.
همچنین شما می‌توانید به‌راحتی فایل فاکتور لایه باز را از وبسایت افرافایل دانلود کرده و با اعمال جزئی‌ترین تغییرات، به‌عنوان فاکتور فروش خود به خریدار ارائه دهید.
فاکتور فروش برای کدام کسب و کارها ضروری است؟
فاکتور فروش از ضروری‌ترین و معتبرترین اسناد مالی برای ثبت سابقه فروش در فروشگاه‌ها و شرکت‌ها است. هر کسب و کاری که مشمول نظام مالیاتی می‌شود، از بزرگترین تا کوچک‌ترین بنگاه‌های اقتصادی نیاز به فاکتور فروش دارند. در صورت عدم استفاده از این سند، مرتکب جرم خواهید شد و کسب و کار خود را در معرض خطر قرار می‌دهید. با تهیه این سند تجاری می‌توانید مواردی مانند تاریخ فروش کالا، میزان مبلغ پرداخت شده و بدهی‌های معوق را ردیابی کنید. علاوه‌بر آن، اقلام به فروش رسیده توسط کارمندان قابل ردیابی خواهند بود.
چگونگی تهیه فاکتور فروش
برای تهیه فاکتور فروش اگر به‌صورت دستی باشد، باید اطلاعات را جمع‌آوری کرده و آنها را یادداشت کنید که کاری زمان‌بر و دشوار است؛ بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، بهترین روش برای تهیه انواع فاکتور خام فروشگاهی به شمار می‌رود. بسیاری از فروشندگان، توانایی و زمان لازم برای تهیه این سند را ندارند و این سوال از سمت آنها پرسیده می‌شود که فاکتور فروش از کجا بخرم؟
برای آن‌که یک فاکتور فروش حرفه‌ای با طراحی جذاب داشته باشید، می‌توانید از طریق وبسایت خرید و فروش فایل و محتوای دیجیتال افرا فایل، ثبت سفارش خود را اعلام کنید. در این مجموعه، از بهترین و متنوع‌ترین نرم‌افزارها برای طراحی فاکتور فروش استفاده می‌شود که مطابق با نیاز و سلیقه شما صادر خواهد شد. همچنین نمونه فاکتور فروش در اکسل را همراه با نحوه صدور و هزینه آن برای کاربران عزیز ارائه می‌دهد.
چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟
فاکتور فروش به دلیل ثبت سوابق فروش از اهمیت زیادی برخوردار است و در کسب و کارها به نحوه محاسبه صحیح درآمد کمک می‌کند. می‌توانید سود و زیان معاملات تجاری خود را محاسبه کنید و تصمیمات بهتری برای رشد کسب و کار خود بگیرید. همچنین، تا به اینجا دانستیم از نظر سازمان اداره مالیات، اهمیت فاکتور فروش چیست و میزان مالیات دریافت شده از مشتریان چگونه باید ثبت و نگهداری شود. نشان دادن حرفه‌ای بودن کسب و کار، برآورد میزان فروش، ایجاد حس اعتماد در مشتریان و امکان پیگیری حقوقی از دیگر دلایل اهمیت انواع فاکتور فروشگاهی هستند. در نهایت، امکان ساخت فایل فاکتور فروش پیشرفته در اکسل وجود دارد و می‌توانید خدمات و کالا را با تعداد نامحدود تعریف کنید. شما با مراجعه به وبسایت افرافایل می‌توانید انواع فاکتور فروش مورد نظر خود را دانلود کنید.
فایل های مرتبط
مرتضی حسینی
نظرات کاربران